Conditions générales de vente
Version V6 du 01/12/24
ENTRE :
La société SPHINX MANAGER, au capital de 4 200 euros, dont le siège est 46, rue Raphaël – 13008 MARSEILLE, inscrite au Registre du commerce et des sociétés de sous le numéro RCS Marseille 491 204 228, représentée par Mme Caroline PADOVANO agissant en sa qualité de Responsable administrative et commerciale dûment habilitée à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée « SPHINX MANAGER »,
D’une part,
ET
Le CLIENT, à savoir toute personne, physique ou morale, professionnelle ou non-professionnelle, passant commande du logiciel ou d’une prestation de service,
Ci-après dénommée le « CLIENT »,
Ensemble, « les PARTIES »
D’autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit:
Préambule
SPHINX MANAGER est un fournisseur de Software as a Service (Saas), c’est-à-dire d’applications d’entreprise ou Progiciel accessible directement via internet. A ce titre, il est le développeur du logiciel « SPHINX MANAGER » désigné ci-après au contrat.
SPHINX MANAGER propose à ses clients l’utilisation de son logiciel en mode SAAS, ou diverses prestations telles que, notamment, du développement logiciel et de la formation.
Les PARTIES conviennent que leurs relations seront régies exclusivement par les présentes conditions générales de vente et de prestation de service (ci-après les « CGV »), à l’exclusion de toute condition préalablement disponible sur le site web de SPHINX MANAGER, notamment les éventuelles anciennes conditions générales de vente.
SPHINX MANAGER se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes CGV en publiant une nouvelle version sur le Site. Les CGV sont celles en vigueur à la date de validation de la commande.
Tout autre contrat conclu entre les PARTIES devra expressément exclure l’application des présentes CGV, à défaut de quoi elles auront force obligatoire.
ARTICLE 1 : DÉFINITION
Les termes et expressions visés ci-après signifient, lorsqu’ils sont précédés d’une lettre majuscule, pour les besoins de l’interprétation et de l’exécution des présentes:
Applicatifs :
Désigne chacune des fonctionnalités ou outils spécifiques du logiciel SPHINX MANAGER.
Applications tierces :
Tous programmes édités par un tiers auxquels le logiciel peut avoir recours pour certaines de ces fonctionnalités.
Configuration :
Installation matérielle du CLIENT à partir de laquelle le logiciel sera utilisé, comprenant notamment les ordinateurs affectés aux utilisateurs ainsi que l’installation réseau du CLIENT.
Contrat ou conditions générales ou conditions générales de vente :
Désigne le présent document et les documents à valeur contractuelle tels que les devis.
Données :
Désigne l’ensemble des informations et données du CLIENT générées par la mise en uvre des applicatifs ou traitées par ceux-ci.
Données personnelles :
Désigne les données qui, au sens de la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 (modifiée par le décret du 4 novembre 1991 et par la loi du 6 août 2004 transposant la directive 95/46/CE), permettent de désigner ou d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique.
Données sensibles :
Désigne les données qui, à la discrétion du CLIENT, sont identifiées comme présentant un caractère particulièrement important pour le CLIENT, et qui, à ce titre, nécessitent un traitement spécifique afin d’en protéger la teneur et d’en assurer la disponibilité et la sécurité, ou de données définies comme sensibles par les dispositions législatives et réglementaires auxquelles le CLIENT est soumis et pour lesquelles ces mêmes dispositions envisagent des traitements spécifiques.
Formation :
Prestation qui propose au CLIENT des sessions spéciales de formation indépendantes de toute prestation d’assistance dans le cadre de la maintenance.
Fournisseur d’accès ou fournisseur d’accès Internet (FAI) :
Organisme offrant l’accès à Internet librement choisi par le CLIENT.
Identifiant :
Désigne le terme spécifique par lequel chaque utilisateur s’identifiera pour se connecter aux services. L’identifiant sera toujours accompagné d’un mot de passe propre à l’utilisateur.
Internet :
Désigne l’ensemble de réseaux interconnectés, lesquels sont localisés dans toutes les régions du monde.
Logiciel :
Désigne toute solution applicative fournie par SPHINX MANAGER au CLIENT en mode SAAS, y compris le logiciel SPHINX MANAGER.
Maintenance :
Désigne toutes les opérations de mise à jour et de correction du logiciel, notamment en cas d’anomalies mineures ou bloquantes définies à l’article 18. La maintenance peut être ponctuelle ou récurrente.
Mise à jour :
Désigne les opérations de développement entraînant une évolution et une correction du logiciel et des applicatifs.
RGPD :
Signifie : Règlement Général sur la Protection des Données.
SAAS :
Signifie : Logiciel en tant que service (ou Software As A Service).
Serveur :
Désigne le système informatique matériel ou logiciel permettant le stockage, le partage et le traitement de données sur le réseau Internet.
Services :
Désigne l’ensemble des services et solutions logicielles que SPHINX MANAGER s’engage à fournir au CLIENT en exécution du contrat.
Utilisateur :
Désigne la personne placée sous la responsabilité du CLIENT (préposé, salarié, représentant, etc.) et bénéficiant d’un accès aux services applicatifs sur son ordinateur en vertu de la licence d’utilisation (Article 9) contractée par le CLIENT.
ARTICLE 2 : OBJET
Le présent contrat a pour objet de définir les droits et obligations des PARTIES dans le cadre des différentes licences du logiciel ou des autres prestations proposées par
SPHINX MANAGER.
Les licences portent sur le logiciel suivant : SPHINX MANAGER.
Les prestations de services sont celles proposées sur le site internet de SPHINX MANAGER :
– Location de logiciel en mode SAAS
– Développements logiciels
– Développements spécifiques
– Assistance
– Formation
– Importation de données
– Interfaces compta
ARTICLE 3 : ACCEPTATION DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE ET INDIVISIBILITÉ
Le CLIENT reconnaît avoir pris connaissance des conditions générales et les avoir acceptées sans réserve avant de passer commande en retournant le devis ou l’offre faite par SPHINX MANAGER.
ARTICLE 4 : CHAMP D’APPLICATION
Les présentes conditions générales sont destinées aux professionnels ne répondant pas à la définition de consommateur, au sens qu’en donnent la loi et la jurisprudence. Tout non professionnel ou consommateur devra s’engager sur la base d’un contrat spécifique.
Les conditions générales de vente s’appliquent à toute commande passée auprès de SPHINX MANAGER par tout CLIENT.
Les CGV sont valables jusqu’au 31 décembre de l’année en cours, date à laquelle elles sont prolongées tacitement ou modifiées en fonction des évolutions d’activités de Sphinx Manager et des obligations légales. Les CGV applicables restent celles en vigueur au moment de l’enregistrement de la commande du client auxquelles elles sont intégrées, le cas échéant des obligations légales qui s’imposent aux parties.
Les CGV sont consultables sur le site web de Sphinx Manager.
Le CLIENT adhère sans réserve à toutes les clauses et articles des CGV pour la durée de la relation contractuelle et se porte garant de l’adhésion de ses salariés, préposés et agents et éventuellement aux tiers mandatés par lui.
Le CLIENT reconnaît qu’il a obtenu les informations et les conseils suffisants lui permettant de s’assurer de l’adéquation de l’offre de services à ses besoins. Le CLIENT reconnaît avoir pris connaissance des prérequis nécessaires à l’utilisation du service.
SPHINX MANAGER peut à tout moment, et même ultérieurement aux faits, se prévaloir d’un quelconque des articles des présentes CGV. Aucun délai de réaction de Sphinx Manager ne peut être interprété comme une renonciation contractuelle ou juridique.
ARTICLE 5 : CONDITIONS DE MISES EN UVRE DU LOGICIEL EN MODE SAAS
5.1 : Description du LOGICIEL SPHINX MANAGER
SPHINX MANAGER met à disposition du CLIENT le logiciel SPHINX MANAGER en accès distant en mode SAAS à l’aide du réseau Internet.
SPHINX MANAGER assure la maintenance et la sécurité du logiciel SPHINX MANAGER.
SPHINX MANAGER réalise la sauvegarde des données dans les conditions de la charte qualité figurant en annexe du présent contrat.
5.2 : Réseau
Le FAI est choisi par le CLIENT.
En cas de problèmes liés au réseau Internet, le CLIENT devra se retourner vers le Fournisseur d’accès (FAI) et faire appliquer les garanties prévues dans le contrat de fournisseur d’accès internet. SPHINX MANAGER n’assume aucune responsabilité concernant les incidents liés au réseau tels que, notamment :
Les ralentissements, les indisponibilités, les pannes.
SPHINX MANAGER ne pouvant être tenu pour responsable des interruptions de ligne du réseau, il attire particulièrement l’attention du CLIENT sur l’importance du choix du produit de l’opérateur et notamment de l’option de secours qu’il peut proposer.
Le CLIENT doit utiliser une configuration suffisante pour pouvoir accéder aux services, notamment en termes de puissance matérielle, de bande passante, et de mise à jour des navigateurs.
5.3 : Accès au logiciel SPHINX MANAGER
Le CLIENT utilisera seul ce droit d’accès. Il pourra se connecter à tout moment, à savoir :
– 24 heures sur 24,
– 7 jours sur 7,
– Y compris les dimanches et jours fériés,
– A l’exception des périodes de maintenance,
L’accès au logiciel s’effectue :
– A partir des ordinateurs CLIENTS
– A partir de toute tablette ou smartphone de taille suffisante pour utiliser SPHINX MANAGER
– Au moyen des identifiants et mot de passe choisis par le CLIENT
L’identification du CLIENT se fait au moyen :
– D’un identifiant et d’un mot de passe attribués à chaque utilisateur par le CLIENT
– D’une procédure de connexion : L’utilisateur se connecte à la solution à l’aide :
– De son navigateur Internet et avec l’adresse Internet (Ou URL) fournie par SPHINX MANAGER
– Il saisit son identifiant puis son mot de passe
– Il clique ensuite le bouton « Entrer »
Le CLIENT utilisera ses identifiants et mots de passe lors de chaque connexion au logiciel SPHINX MANAGER
Les identifiants sont destinés à réserver l’accès du logiciel SPHINX MANAGER objet du contrat aux utilisateurs du CLIENT, à protéger l’intégrité et la disponibilité du logiciel, ainsi que l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données du CLIENT telles que transmises par les utilisateurs.
Les identifiants sont personnels et confidentiels. Ils peuvent être changés à tout moment par le CLIENT.
Le CLIENT s’engage à mettre tout en uvre pour conserver secrets les identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.
Le CLIENT est entièrement responsable de l’utilisation des identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès qui lui sont remis. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée n’a accès aux applicatifs.
De manière générale, le CLIENT assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels.
En cas de perte ou de vol d’un des identifiants, le CLIENT demandera à son administrateur de nouveaux identifiant et mot de passe.
ARTICLE 6 : ENTRÉE EN VIGUEUR DURÉE RECONDUCTION
Le contrat entre en vigueur à la date du retour du devis signé par le CLIENT dans les conditions définies à l’article 7.
Chaque année contractuelle est une période de 12 mois, la première commençant à la date d’effet.
Sa durée est fixée selon les cas sur le devis ou l’offre signée par le CLIENT dans les conditions définies à l’article 7.
Dans l’hypothèse d’une licence d’utilisation concédée pour une durée déterminée, le contrat se renouvellera dans des conditions identiques, pour une durée égale, à moins que le CLIENT n’ait dénoncé le contrat par courrier recommandé avec accusé de réception, au moins trois mois avant l’échéance.
Les stipulations du présent contrat prévaudront en cas de contradiction avec toute mention, portée sur les factures, relative à la durée ou aux conditions de contrat.
ARTICLE 7 : CONCLUSION DU CONTRAT
Aucune commande ne pourra être réputée acceptée tacitement ou implicitement par SPHINX MANAGER.
Aucune information, présentation ou document présent sur le site internet ou communiqué au CLIENT dans le cadre d’une demande de contact ne pourra valoir offre ferme et définitive. Seul le devis établi dans les conditions de la présente clause vaudra offre ferme et définitive.
Tout devis demeurera valable pour la durée qu’il indiquera. En cas d’absence de délai expressément indiqué sur le devis, celui-ci demeurera valable 30 (trente) jours calendaires à compter de son établissement.
Le devis indique les conditions tarifaires, le délai de validité de l’offre, la nature et les références du logiciel en accès distant, le nombre d’utilisateurs, ainsi que la nature des prestations envisagées compte tenu des informations obtenues par SPHINX MANAGER auprès du CLIENT.
A défaut d’acceptation dans le délai indiqué sur le devis, SPHINX MANAGER se réserve le droit d’en modifier les conditions, notamment de délais et tarifaires.
Le contrat n’est ferme et définitif et n’entraîne le début d’exécution par SPHINX MANAGER de ses obligations que lorsque :
– (i) Le CLIENT a signé et retourné le devis.
– (ii) Le CLIENT a adressé le paiement correspondant dans les 30 (trente) jours calendaires à compter de la date de cette commande ou de la date de signature.
Aucune commande ne pourra être mise en exécution tant que le paiement susvisé n’aura pas été réglé.
Faute d’un tel règlement passé le délai de 30 (trente) jours calendaires susvisé, cette dernière sera réputée abandonnée.
Les commandes étant définitives et irrévocables dans les conditions sus-indiquées, toute demande de modification du service ou de la commande du LOGICIEL par le CLIENT doit être soumise à l’acceptation préalable et écrite de SPHINX MANAGER qui conserve le droit de réévaluer le prix de la prestation ou de la location.
Toute annulation d’une commande de prestations de services ne pourra être acceptée par SPHINX MANAGER que si elle lui est notifiée par écrit au moins 72 (soixante-douze) heures avant la date de démarrage des prestations indiquée au CLIENT.
Dans cette hypothèse, la somme versée par le CLIENT à titre d’acompte restera acquise par SPHINX MANAGER à titre de clause pénale.
L’indisponibilité de la prestation de service commandée, entraîne l’annulation de la commande et le remboursement du CLIENT dans un délai de 30 (trente) jours.
SPHINX MANAGER se réserve le droit de faire évoluer la prestation de service en cas d’évolution de la technique et de l’art du métier.
ARTICLE 8 : AUDIT
Si un audit est requis par le CLIENT avant ou après la commande du logiciel ou d’une prestation, un contrat spécifique d’audit devra alors être conclu. Il est d’ores et déjà prévu que l’audit sera à la charge du CLIENT qui en fait la demande.
ARTICLE 9 : LICENCE D’UTILISATION
La licence d’utilisation du logiciel, accordée en vertu du contrat et pour sa durée, permet au CLIENT, pour le nombre d’utilisateurs autorisé, d’utiliser le logiciel conformément à sa destination et pour ses besoins propres.
Par cette licence, le CLIENT est autorisé à :
– Accéder au logiciel à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe.
– Utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel qui lui sont autorisées.
En dehors des droits concédés au présent article ci-dessus et sans préjudice de ceux-ci, le CLIENT n’est pas autorisé au titre des présentes à :
– Copier, imprimer, transférer, transmettre ou afficher tout ou partie du logiciel.
– Vendre, louer, sous-licencier ou distribuer de quelque façon que ce soit le logiciel.
– Utiliser le logiciel pour fournir des services de traitement de données, de service bureau, d’exploitation en temps partagé ou d’autres services analogues de quelque nature qu’ils soient, à toute autre personne physique, société ou entité.
– Modifier le logiciel et/ou fusionner tout ou partie du logiciel dans d’autres programmes informatiques.
– Compiler le logiciel, le décompiler, le désassembler, le traduire, l’analyser, procéder au reverse engineering ou tenter d’y procéder, sauf dans les limites autorisées par la loi.
ARTICLE 10 : APPLICATIONS TIERCES
Le logiciel recourt pour certaines fonctionnalités à des applications tierces mises gratuitement à la disposition des développeurs sur Internet.
Dans le cas où les licences de ces applications tierces deviendraient payantes, le PRESTATAIRE s’efforcera, dans la mesure du possible, de les remplacer par des applications tierces gratuites offrant des fonctionnalités similaires.
Cette obligation de remplacement est une obligation de moyen qui ne pourra justifier une résiliation du contrat en cas d’impossibilité.
Si le remplacement de l’application tierce entraîne une obligation de payer une licence, le coût de cette licence sera répercuté sur le prix d’utilisation du logiciel.
ARTICLE 11 : DÉTERMINATION DU PRIX ET CONDITIONS DE PAIEMENT
11.1 : Devise
Les prix sont exprimés en euros.
11.2 : Prix des prestations de service
Le prix des prestations de service est déterminé sur la base d’un devis daté.
11.3 : Prix de location du logiciel
Le prix de location du logiciel est porté à la connaissance du CLIENT par devis, en fonction de la durée de location et du nombre d’utilisateurs.
11.4 : Révision annuelle du prix
Les parties conviennent que le prix des prestations définies au présent contrat sera révisé annuellement à la date anniversaire de celui-ci.
Cette révision sera effectuée comme suit :
– Taux de révision :
Le montant de la révision annuelle est fixé forfaitairement à 2 % (deux pour cent) du prix pratiqué l’année précédente.
– Modalités d’application :
Le nouveau prix, applicable à partir de la date anniversaire du contrat, sera calculé en augmentant le prix de l’année précédente de 2 %.
Cette révision sera automatiquement appliquée sans nécessité d’accord préalable supplémentaire entre les parties.
– Notification :
Une notification écrite sera transmise par SPHINX MANAGER au Client au plus tard 30 jours avant l’entrée en vigueur du nouveau prix.
– Exclusions :
La révision ne s’appliquera pas en cas de résiliation anticipée du contrat ou d’interruption temporaire de la prestation, sauf accord contraire entre les parties.
ARTICLE 12 : FACTURATION
Les factures sont payables au comptant à réception de facture. Les paiements seront effectués en euros exclusivement. Faute de règlement à la date d’exigibilité indiquée sur la facture, SPHINX MANAGER pourra appliquer au CLIENT, après mise en demeure restée sans effet, des intérêts de retard.
Par ailleurs, faute d’un règlement dans un délai de 7 jours, SPHINX MANAGER suspendra l’accès au logiciel jusqu’à parfait paiement des sommes dues.
Le taux d’intérêt des pénalités de retard est de 13 %.
Tout recouvrement de la créance dans ce cadre entraînera la facturation de frais forfaitaires de 40 euros.
ARTICLE 13 : OBLIGATIONS DES PARTIES
13.1 Obligations de SPHINX MANAGER relatives aux prestations de service
SPHINX MANAGER s’engage à exécuter la prestation de service dans les règles de l’art et les délais prévus au devis.
13.2 Obligations de SPHINX MANAGER relatives à la licence sur logiciel
SPHINX MANAGER s’engage à délivrer les moyens d’accès utilisateur.
13.3 Obligations du CLIENT
Le CLIENT s’engage à donner toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation de la prestation de service.
ARTICLE 14 : GARANTIES PRESTATION DE SERVICE
SPHINX MANAGER, dans le cadre d’une prestation de service, déclare et garantit :
– Que les logiciels qu’il a développés sont originaux au sens du Code français de la propriété intellectuelle.
– Qu’il est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle qui lui permettent de conclure le contrat.
– Que les logiciels ne sont pas susceptibles de porter atteinte aux droits des tiers.
– Que les logiciels développés respectent la norme RGPD.
ARTICLE 15 : CONCESSION DE LICENCE
SPHINX MANAGER n’accorde pas de concession de licence.
ARTICLE 16 : HÉBERGEMENT
Le CLIENT accepte que l’hébergeur soit choisi par SPHINX MANAGER.
SPHINX MANAGER s’engage à trouver un Hébergeur conforme aux impératifs relatifs aux données du CLIENT, notamment en termes de sécurité et de conformité RGPD.
L’hébergeur choisi est : OVH
La société d’infogérance choisie est : KOKIRIS
SPHINX MANAGER ne pourra être tenu pour responsable de dommages subis par le CLIENT dans le cadre de son Hébergement, le PRESTATAIRE n’ayant pas le contrôle technique de celui-ci.
Le coût de l’hébergement varie en fonction de l’utilisation du logiciel et peut donc évoluer dans le temps.
Pour ce qui concerne la quantité des données contenues dans le disque dur au-delà de 200 (deux cents) méga-octet, le giga-octet supplémentaire sera facturé :
– 5 HT / mois (cinq euros HT par mois) si la fréquence de facturation est au mois.
– 50 HT / an (cinquante euros HT par an) si la fréquence de facturation est à l’année.
Si l’utilisation des ressources du serveur utilisé est plus importante que celle prévue, le CLIENT devra alors opter pour un serveur individuel à ses frais.
ARTICLE 17 : DONNÉES CLIENTS – DONNÉES PERSONNELLES – RGPD
17.1 Propriété sur les données du site Internet sphinx-manager.com
Se référer à la page du site : Politique de confidentialité
17.2 Propriété sur les données du logiciel SPHINX MANAGER
Le CLIENT demeure seul titulaire des droits sur les données traitées lors de l’utilisation des logiciels.
Le CLIENT déclare et garantit qu’il dispose de toutes les autorisations nécessaires à l’exploitation des données dans le cadre des services et qu’il peut en concéder librement licence dans les termes susvisés à SPHINX MANAGER (Éventuellement : et à ses sous-traitants).
Le CLIENT déclare et garantit en outre qu’en créant, installant ou téléchargeant les données dans le cadre des services, il n’excède aucun droit qui lui aurait éventuellement été concédé sur tout ou partie des données et qu’il ne porte pas atteinte à des droits de tiers.
Le CLIENT s’engage à indemniser SPHINX MANAGER de toutes les conséquences pécuniaires que SPHINX MANAGER pourrait être amené à supporter en raison d’un manquement du CLIENT au regard des garanties susvisées concernant les données.
Le CLIENT veillera à ne pas placer, à l’occasion de l’utilisation des logiciels, des données qui nécessiteraient que SPHINX MANAGER se conforme à des lois ou des réglementations spécifiques autres que celles expressément prévues dans le contrat et autres que celles prévues dans la réglementation RGPD.
17.3 Accès aux données
L’accès aux données est réservé au seul CLIENT et ses utilisateurs.
Toutefois, pour des raisons évidentes de maintenance et d’assistance, SPHINX MANAGER peut également y accéder.
17.4 Sécurité des données, données personnelles, données sensibles, RGPD
Le CLIENT reconnaît que les présentes conditions générales décrivent les conditions dans lesquelles le CLIENT peut accéder aux logiciels et utiliser lesdits logiciels, lesquels sont à même de répondre aux besoins du CLIENT, notamment afin de permettre au CLIENT de remplir ses obligations au regard des données personnelles et des données sensibles telles que le définit la réglementation RGPD. SPHINX MANAGER ne sera en aucun cas responsable du non-respect par le CLIENT de ses obligations légales ou conventionnelles au regard des données personnelles, des données sensibles et de la réglementation RGPD.
Le CLIENT est seul responsable de la création, de la sélection, de la conception, de l’utilisation des données par les utilisateurs dans le cadre de l’utilisation des logiciels. Il est également seul responsable de la collecte et du traitement des données personnelles et des données sensibles par les utilisateurs. La réglementation RGPD impose de recueillir au préalable l’autorisation des personnes dont les données personnelles sont traitées, il incombe au seul CLIENT et sous sa seule responsabilité de se conformer aux dispositions législatives applicables et d’obtenir les éventuelles autorisations préalables, selon la réglementation RGPD.
Le CLIENT reconnaît que SPHINX MANAGER n’a aucun contrôle sur le transfert des données via les réseaux de télécommunication publics utilisés par le CLIENT pour accéder aux logiciels et notamment le réseau Internet. Le CLIENT reconnaît et accepte que SPHINX MANAGER ne puisse garantir la confidentialité des données lors du transfert de celles-ci sur lesdits réseaux publics.
En conséquence, SPHINX MANAGER ne pourra en aucun cas voir sa responsabilité engagée en cas, notamment, de détournement, de captation, de corruption des données, ou de tout autre événement susceptible d’affecter celles-ci, survenant à l’occasion de leur transfert sur les réseaux de télécommunication publics. Dans le cadre de la présente clause, le terme ‘données’ inclut les données sensibles et les données personnelles.
SPHINX MANAGER assure le cryptage des données qui transitent sur le réseau Internet, par certificat https, selon les directives de la réglementation RGPD.
ARTICLE 18 : MAINTENANCE ET ASSISTANCE
SPHINX MANAGER prend en charge la maintenance des logiciels.
SPHINX MANAGER fournit toute l’assistance nécessaire aux utilisateurs administrateurs au moyen du système d’échange interne au logiciel et dénommé : « Docteur Sphinx » dont les modalités sont décrites dans la charte de qualité disponible sur le site internet de SPHINX MANAGER à la rubrique charte de qualité.
(a) En cas d’anomalie bloquante, SPHINX MANAGER s’efforce de corriger l’anomalie bloquante dans les meilleurs délais, et propose une solution de contournement avec la coopération du CLIENT.
L’anomalie est dite « bloquante » lorsqu’elle rend l’utilisation des applicatifs impossible pour le CLIENT au regard de ses impératifs d’activité.
(b) En cas d’anomalie mineure, SPHINX MANAGER propose la correction de l’anomalie mineure dans une nouvelle version des applicatifs qui sera livrée dans le cadre de la maintenance.
L’anomalie est dite « mineure » lorsqu’elle rend l’utilisation des applicatifs possible pour le CLIENT mais difficile ou ralentie au regard de ses impératifs d’activité.
SPHINX MANAGER n’est pas tenu responsable de la maintenance dans les cas suivants :
– Refus du CLIENT de collaborer avec SPHINX MANAGER dans la résolution des anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement.
– Utilisation des logiciels de manière non conforme à leur destination ou à leur documentation.
– Modification non autorisée des logiciels par le CLIENT ou par un tiers.
– Manquement du CLIENT à ses obligations au titre du contrat.
– Implantation de tous progiciels, logiciels ou système d’exploitation non compatibles avec les logiciels.
– Utilisation de matériels et de consommables incompatibles.
– Défaillance des réseaux de communication électronique.
– Acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage.
– Utilisation d’un navigateur Internet non compatible avec les logiciels.
– Utilisation d’un navigateur Internet obsolète ou non maintenu à jour.
– Utilisation d’un ordinateur, d’une tablette, d’un smartphone non compatible avec les logiciels.
– Utilisation d’un ordinateur, d’une tablette, d’un smartphone obsolète ou pour lequel le système d’exploitation n’est pas maintenu à jour.
– Utilisation d’un périphérique non compatible avec le logiciel Sphinx Manager.
Toutefois, SPHINX MANAGER peut prendre en charge, si possible, la résolution des dysfonctionnements provoqués par les cas ci-dessus listés, au tarif SPHINX MANAGER en vigueur à la date d’intervention.
SPHINX MANAGER informe par courriel le CLIENT des dernières mises à jour.
Les mises à jour sont consultables directement dans le logiciel SPHINX MANAGER, en cliquant sur le raccourci « Informations sur les mises à jour effectuées »
Chaque mise à jour fait l’objet d’un descriptif et d’une mise à jour de l’aide.
Les corrections et mises à jour des logiciels sont expressément soumises au contrat.
ARTICLE 19 : RESPONSABILITÉ LIMITATION DE RESPONSABILITÉ FORCE MAJEURE
19.1 RESPONSABILITE LIMITATION
SPHINX MANAGER ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices indirects subis par le CLIENT qui pourraient survenir du fait ou à l’occasion de l’exécution du présent contrat et de ses suites. Par ‘dommages indirects’, on entend notamment, sans que cette liste soit limitative, les pertes de gains ou de profits, la perte de chance, les dommages commerciaux, les conséquences de plaintes ou de réclamations de tiers contre le CLIENT, nonobstant le fait que le SPHINX MANAGER aurait été averti de l’éventualité de leur survenance, à l’exception toutefois des dispositions de l’article 14 des conditions générales relatives aux garanties accordées par SPHINX MANAGER.
En tout état de cause, la responsabilité SPHINX MANAGER, en cas de dommages survenus au CLIENT, pour quelque raison que ce soit et quel que soit le fondement juridique invoqué ou retenu, tous préjudices confondus et cumulés, sera expressément limitée et ne pourra en aucun cas excéder le remboursement du montant des sommes effectivement payées par le CLIENT à la date de survenance du fait générateur de responsabilité, par utilisateur, par jour d’interruption sur la moyenne de consommation des 6 derniers mois.
La responsabilité SPHINX MANAGER ne pourra toutefois être exclue ou plafonnée en cas de dommages corporels ou de dommages causés par le dol ou la faute lourde telle que définie par la jurisprudence. De même, elle ne pourra être plafonnée ou exclue en cas de manquement par SPHINX MANAGER à la garantie d’éviction.
La responsabilité du SPHINX MANAGER ne pourra en aucun cas être recherchée en cas :
– D’utilisation des logiciels d’une façon non prévue dans la documentation utilisateur ou d’utilisation non expressément autorisée par le présent contrat.
– De modification de tout ou partie des logiciels ou des informations accessibles via les logiciels non effectuée par SPHINX MANAGER ou par l’un des prestataires agréés désignés par ce dernier.
– D’utilisation de tout ou partie des logiciels alors que SPHINX MANAGER, suite à une difficulté ou pour quelque autre raison que ce soit, avait recommandé d’en suspendre l’utilisation.
– D’une utilisation des logiciels dans un environnement ou selon une configuration ne respectant pas les prérequis techniques de SPHINX MANAGER, ou en lien avec des programmes ou données de tiers non expressément avalisés par SPHINX MANAGER.
– De perte ou d’altération de données du CLIENT faisant suite à une intervention de SPHINX MANAGER ou d’un tiers prestataire désigné par le CLIENT ou par SPHINX MANAGER, alors que le CLIENT n’aura pas pris la précaution de sauvegarder ses données préalablement à cette intervention lorsque cela lui a été demandé.
– De perte ou d’altération de données du CLIENT en cas de défaillance du système d’hébergement non techniquement pris en charge par SPHINX MANAGER.
– De perte ou d’altération de données en cas de défaillance du logiciel, étant entendu que le CLIENT dispose du contrôle de la sauvegarde quotidienne de ses données, tel que prévu à l’article 21 du contrat.
– De survenance de tout dommage qui résulterait d’une faute ou d’une négligence du CLIENT, ou que celui-ci aurait pu éviter en faisant appel aux conseils de SPHINX MANAGER.
– D’utilisation en lien avec les logiciels non fournis ou avalisés par SPHINX MANAGER et susceptibles d’affecter les applicatifs ou les données du CLIENT.
– De force majeure, cas fortuit ou fait d’un tiers, notamment dans les cas de panne de serveurs, panne du fournisseur d’accès à Internet, panne du matériel utilisé par le CLIENT, virus ou tout autre détérioration logicielle.
– D’utilisation d’un navigateur Internet non compatible avec les logiciels.
– D’utilisation d’un navigateur Internet obsolète ou non maintenu à jour.
– D’utilisation d’un ordinateur, d’une tablette, d’un smartphone non compatible avec les logiciels.
– D’utilisation d’un ordinateur, d’une tablette, d’un smartphone obsolète ou pour lequel le système d’exploitation n’est pas maintenu à jour.
19.2 FORCE MAJEURE
Aucune partie ne pourra être tenue responsable d’un manquement à l’une de ses obligations contractuelles qui résulterait de la survenance d’un cas de force majeure, au sens habituellement retenu par la jurisprudence des juridictions françaises.
Dans un premier temps, l’exécution du contrat sera suspendue pendant une durée d’un mois.
Si la durée de la force majeure est supérieure à un mois, chaque partie pourra résilier le contrat à tout moment par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie, sans préavis et sans indemnité de part et d’autre.
Sont considérés comme des cas de force majeure, outre ceux habituellement retenus par la jurisprudence des cours et tribunaux français : les guerres, troubles sociaux (grèves ou situations de lock-out), attentats, intempéries, épidémies, tremblement de terre, inondations, dégâts des eaux, blocage des moyens de communication, transport ou d’approvisionnement (y compris réseau de télécommunications) etc.
La partie qui invoque le bénéfice de la force majeure devra en informer l’autre partie dans les plus brefs délais par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre comportera une brève description de l’événement présentant les caractéristiques de la force majeure ainsi qu’une estimation de sa durée, et informera l’autre partie des conséquences normalement prévisibles de la force majeure sur l’exécution du contrat.
Chaque partie s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les conséquences préjudiciables de la force majeure pour l’autre partie.
ARTICLE 20 : INEXÉCUTION DU CONTRAT – RÉSILIATION
A défaut de prise de livraison par le CLIENT dans le délai préfixé, SPHINX MANAGER peut demander en justice, au choix, l’exécution forcée ou des dommages et intérêts pour le préjudice subi.
A défaut de paiement à l’échéance, le CLIENT est mis en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception d’exécuter le paiement dans un délai de quinze jours à compter de la date de réception de la lettre de mise en demeure.
A défaut de paiement quinze jours après la mise en demeure d’exécuter, SPHINX MANAGER se réserve le droit de suspendre l’exécution des prestations en cours, de couper techniquement les accès au logiciel ou de prononcer la résiliation de plein droit au contrat et de conserver, à titre d’indemnité, l’acompte versé à la commande.
En cas de retard de paiement et après mise en demeure, toute somme non versée à la date d’échéance est, à partir de cette date, productive d’intérêt au taux légal.
Dans l’hypothèse d’une résiliation, le CLIENT cessera d’utiliser tous les codes d’accès au logiciel, et SPHINX MANAGER se réserve le droit de bloquer techniquement l’accès au logiciel en laissant un délai suffisant au CLIENT, délai indiqué dans la lettre de mise en demeure, pour mettre en uvre la Réversibilité.
Si le CLIENT ne met pas en uvre la réversibilité dans le délai, le PRESTATAIRE se réserve le droit de l’effectuer lui-même, d’en facturer la prestation au CLIENT et de lui en restituer le résultat.
Si le CLIENT refuse expressément toute réversibilité, les données seront réputées abandonnées et pourront être effacées par le PRESTATAIRE.
ARTICLE 21 : RÉVERSIBILITÉ
SPHINX MANAGER autorise, et met en place une fonctionnalité à cet effet, une réversibilité totale et permanente, sur l’initiative même de l’utilisateur qui en a directement le contrôle.
Néanmoins, à tout moment, et notamment en cas de difficulté avec la fonctionnalité prévue à cet effet, en cours d’exécution du présent contrat, à la demande du CLIENT ainsi qu’en cas d’expiration ou de résiliation de tout ou partie du contrat pour quelque motif que ce soit, SPHINX MANAGER s’engage à assurer les opérations qui permettront au CLIENT de reprendre, ou de faire reprendre par un tiers, les données dans les meilleures conditions afin de le faire migrer vers tout autre système au choix du CLIENT.
21.1 Définition des opérations de réversibilité
Les opérations de réversibilité comprendront notamment :
– La restitution par SPHINX MANAGER de l’ensemble des données, documentation et autres éléments propriété du CLIENT ou acquis par le CLIENT en application des dispositions du présent contrat.
– La restitution de l’ensemble des données, fichiers ou autres éléments du CLIENT et résultant notamment de la mise en uvre du logiciel, que ces éléments soient archivés ou non. La restitution s’effectuera par téléchargement Internet directement dans le logiciel.
– La communication au CLIENT de toutes les informations nécessaires à la mise en uvre la réversibilité.
21.2 Délai de réalisation
Ces opérations de réversibilité se dérouleront pendant le délai nécessaire à la réalisation de la réversibilité, y compris après expiration ou rupture du contrat si nécessaire, et ne pourront excéder 15 jours consécutifs.
21.3 Plan de réversibilité
SPHINX MANAGER a prévu une réversibilité totale et permanente :
L’utilisateur administrateur a la possibilité à tout moment d’exporter ses données (clients, bons, factures, stats,
) aux formats CSV, XLS, XLSX, ODS en cliquant sur l’un des boutons d’export en bas de chaque liste.
Le CLIENT peut également récupérer ses données au moyen de la sauvegarde quotidienne. Les informations suivantes sont disponibles dans l’onglet ‘Sauvegardes’ :
– Ses données au format CSV.
– Ses factures au format PDF.
– Ses aides et documentations.
– Ses fichiers joints aux bons (Ou documents joints aux bons)
– Les photos des articles et matériels
21.4 Conditions financières de la réversibilité
Si le CLIENT récupère lui-même ses données en suivant le plan de réversibilité prévu à l’article 21.3, cela n’entraînera aucun coût.
Toute autre prestation de récupération de données impliquant l’intervention de SPHINX MANAGER fera l’objet d’un devis chiffré.
ARTICLE 22 : PROPRIÉTÉ
Le CLIENT est et demeure propriétaire de l’ensemble des données qu’il utilise via les services applicatifs dans le cadre du contrat.
SPHINX MANAGER est et demeure titulaire des droits de propriété relatifs à tout élément des services applicatifs et des solutions mis à disposition du CLIENT, ainsi plus généralement que de l’infrastructure informatique (logicielle et matérielle) mise en uvre ou développée dans le cadre du contrat.
Le contrat ne confère au CLIENT aucun droit de propriété sur le logiciel. La mise à disposition temporaire des solutions dans les conditions prévues au contrat ne saurait être analysée comme la cession d’un quelconque droit de propriété intellectuelle au bénéfice du CLIENT, au sens du Code français de la propriété intellectuelle.
Le CLIENT s’interdit de reproduire tout élément des logiciels, ou toute documentation les concernant, par quelque moyen que ce soit, sous quelque forme que ce soit et sur quelque support que ce soit.
Le CLIENT ne pourra céder tout ou partie des droits et obligations résultant du contrat, que ce soit dans le cadre d’une cession temporaire, d’une sous-licence et de tout autre contrat prévoyant le transfert desdits droits et obligations.
ARTICLE 23 : ASSURANCES
SPHINX MANAGER a souscrit les assurances nécessaires afin de couvrir les risques liés à l’exercice de sa propre activité.
ARTICLE 24 : DISPOSITIONS DIVERSES
La nullité de l’une quelconque des obligations résultant du contrat, pour quelque cause que ce soit, n’affectera pas la validité des autres obligations. Les parties s’engagent à négocier de bonne foi des dispositions de remplacement.
Les titres et sous-titres figurant dans les présentes conditions générales et plus généralement dans l’ensemble des documents constituant le contrat sont inclus à titre de pure commodité. De convention expresse entre les parties, ces titres et sous-titres ne pourront en aucun cas servir à interpréter quelque disposition que ce soit du contrat.
ARTICLE 25 : LOI APPLICABLE
Les présentes conditions générales sont régies par la loi française.
ARTICLE 26 : JURIDICTION COMPÉTENTE
Les parties s’engagent à rechercher une issue amiable à leurs litiges éventuels préalablement à toute action judiciaire.
A défaut de solution amiable, les litiges seront portés devant les tribunaux compétents selon les règles de droit commun si le CLIENT est un consommateur ou un non-professionnel.
Si le CLIENT est un professionnel ayant la qualité de commerçant, les litiges relèveront des tribunaux compétents de Marseille.
CHARTE DE QUALITÉ (SLA)
Annexe aux Conditions Générales de vente V6 du 01/12/2024
Disponibilité
La disponibilité du logiciel est soumise à la disponibilité du serveur.
La disponibilité du serveur est déterminée par l’Hébergeur OVH
La disponibilité est de 99,99 % sur tous nos serveurs (Donnée fournie par OVH)
Sécurité et confidentialité
Le Prestataire s’emploie à sécuriser l’accès et l’utilisation des solutions, en tenant compte des protocoles, conformément aux usages en la matière.
Sauvegardes
Sphinx Manager a prévu un double système de sauvegarde :
– Une sauvegarde qui est mise à la disposition du client une fois par jour afin qu’il puisse la télécharger, dans l’onglet Sauvegardes’
– Une sauvegarde qui est effectuée par le fournisseur du serveur : OVH
Les informations sauvegardées sont les suivantes : Les données au format CSV, les factures au format PDF, les photos, les fichiers joints, les aides et documentations
Intégrité
Le prestataire s’engage à mettre en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que le logiciel mis à disposition des clients traite les données qui lui sont confiées sans risques d’omission, d’altération, de déformation ou toutes autres formes d’anomalie susceptibles de nuire à l’intégrité des résultats issus du logiciel et que les traitements sont en conformité avec la réglementation légale qui lui est applicable, et que les données et traitements sont accessibles pour les contrôles et audits extérieurs qui pourraient être diligentés.
L’intégrité des données respecte la réglementation RGPD.
L’intégrité du traitement s’étend à toute composante du système et à toutes les phases du traitement (entrée de données, transmission, traitement, stockage et sortie des données).
Ces contrôles consistent en des contrôles de cohérence des traitements, la détection et la gestion des anomalies ainsi que l’information des utilisateurs relativement à tout risque de non-conformité associé.
Assistance
Le prestataire fournit toute l’assistance nécessaire aux utilisateurs administrateurs au moyen du système d’échange interne au logiciel et dénommé : « Docteur Sphinx » . L’assistance par Docteur Sphinx ne saurait en aucun cas remplacer la formation nécessaire à l’utilisation du logiciel. Si l’échange par Docteur Sphinx s’avère insuffisant, c’est Sphinx Manager qui appelle le questionneur.
Comment fonctionne l’assistance par Docteur Sphinx :
– L’utilisateur administrateur pose une question relative au logiciel sur un point particulier, grâce à l’outil Docteur Sphinx.
– Sphinx Manager lit la question, l’analyse et y répond par ce même outil.
– L’utilisateur administrateur reçoit un accusé de réception dans son logiciel Sphinx Manager. Il peut lire la réponse.
Horaires d’assistance :
Du lundi au vendredi de 8h-12h et 13h-17h.