Logiciel SAV

 

Logiciel de gestion des réparations

Ce logiciel SAV est en fait un logiciel de gestion des réparations et des maintenances.

On parlera aussi de logiciel GMAO.

Il permet de créer des ordres de réparation (Ou ordre d’intervention), des rapports d’intervention (ou bon d’intervention) et de maintenances :
– Planifiés ou non,
– Sous contrat de maintenance ou non,
– Des clients individuels, des clients multi-chantiers,
– Des matériels et véhicules,
– Pour de la maintenance classique ou de la maintenance multitechnique.

L’ordre logique des actions (ou process) est le suivant :
– Le client demande une intervention par téléphone, fax ou internet,
– L’intervention est planifiée ou réalisée de toute urgence,
– Le technicien intervient sur site (ou répare le matériel dans l’atelier) et émet son rapport d’intervention.

Sur ce logiciel SAV, le rapport d’intervention peut être saisi immédiatement ou ultérieurement sur la tablette ou le smartphone du technicien.

L’information est immédiatement prise en compte et disponible pour les utilisateurs concernés : Responsables et personnel administratif, secrétaire, ….

Plus de ressaisies, plus de risque de perte. Le travail de saisie n’est effectué qu’une seule fois.

Pour une efficacité absolue, chaque technicien dispose, sur son logiciel de gestion du SAV, de l’historique des interventions effectuées sur chaque matériel et chaque site.

 

Les + de Sphinx Manager

• Le logiciel SAV de gestion des réparations intègre aussi un Logiciel géolocalisation qui permet la localisation des matériels et véhicules.
• Ce logiciel en ligne de GMAO permet de faire signer le client sur tablette ou smartphone
• Les interventions peuvent être horodatées très précisément grâce aux boutons Début de l’intervention et Fin de l’intervention. A la fin de l’horodatage de l’intervention, le cumul des temps est automatiquement calculé et affiché.
• Les plannings d’interventions des techniciens sont gérés simplement car chaque technicien sait ce qu’il doit faire. Chaque planificateur dispose d’une vision étendue du planning de tous les techniciens.
• L’entreprise peut créer sa propre base de connaissances, ses propres procédures, dans ce logiciel de gestion des réparations, pour résoudre les pannes récurrentes.
• Cette application logicielle des gestion des maintenances en ligne assure la gestion des contrats de maintenances et contrats full service.
• L’Identification des matériels par QR code simplifie à l’extrême le repérage et la codification des matériels
• En plus d’être un logiciel planning des ateliers, ce logiciel SAV Sphinx Manager permet aussi l’envoi de SMS.
• Grâce au Portail sous-traitants, le donneur d’ordre est informé en temps réel de l’activité de ses sous-traitants.

 

Gestion des interventions

– Ce logiciel SAV de gestion des interventions affichera l’historique des interventions pour chaque matériel, véhicule et site.
– Les carnets d’entretien (ou carnets de maintenance) des matériels et véhicules est généré automatiquement dans ce logiciel GMAO.
– Le suivi et l’historique des interventions est totale avant et après l’intervention, grâce aux fonctions du logiciel planning des maintenances préventives.
– La traçabilité des ateliers et techniciens sera assurée et simplifiée dans ce logiciel de gestion des interventions.
– La traçabilité est assurée via Identification des matériels par QR code
– Ce logiciel de gestion des interventions est une application en ligne, prévue pour que le technicien équipé d’un smartphone, tablette ou PC/Mac, puisse faire le bon d’intervention sur place.
– Grâce à son Logiciel gestion documentaire, le technicien dispose sur son ordinateur ou terminal des documentations des matériels qu’il dépanne.
– Il peut ainsi réserver ou commander une pièce et être sûr de l’avoir le lendemain.
– Ce dernier peut savoir en se connectant à son espace de travail sur son logiciel de gestion du SAV, quelle intervention est à effectuer et chez quel client.
– Enfin, le technicien peut ainsi anticiper sur les prochaines réparations et proposer à ses clients le planning des interventions dans son application de gestion des interventions.

Les + de Sphinx Manager

• Il est possible de gérer / dessiner des fiches d’intervention paramétrables à souhaits
• Cela peut servir par exemple aux réparateurs de chaudière qui doivent relever les taux de CO2 et températures
• Les réparateurs de climatiseur trouveront leur bonheur avec liste d’actions à effectuer et à cocher
• Il sera également possible de saisir un rapport d’intervention ou un simple texte
• La fiche d’intervention pourra être simple (2-3 champs) ou très complexe (plusieurs colonnes, plusieurs lignes, plusieurs pages)
• La fiche d’intervention ainsi saisie à l’écran sera imprimée après le bon d’intervention et envoyée au client par émail

 

Logiciel planning

Ce logiciel SAV et planning en ligne assure à lui tout seul toutes ces fonctions :

planification des intervention, planification des techniciens, planification des réparations, planification des rendez-vous, planification des maintenances préventives, plannings ateliers.

Pour être plus précis :
– Le planning des réparations permet la planification des réparations de tous les matériels et sites.
– Le planning des interventions assure le bon déroulement des interventions techniques sur site ou en atelier, avec le bon technicien et aux bonnes date et heure.
– Le planning des maintenances assure la planification précise des maintenances préventives des matériels sous contrat (ou sans contrat).

Planning des maintenances correctives :
– Ce logiciel planning des techniciens peut remplacer le tableau planning vissé au mur et permet à chaque technicien de visualiser son planning sur son mobile.
– De même, ce logiciel planning des ateliers assurera la gestion des tous les ateliers à la fois et de tous les techniciens affectés aux ateliers.
– Sphinx Manager est aussi un logiciel planning des interventions qui permettra au technicien de visualiser son bon d’intervention ou ordre de réparation.

Planning des maintenances préventives :

Comme Sphinx Manager est aussi un logiciel de gestion des contrats de maintenance, la planification des maintenances préventives est automatique. La fonctionnalité de gestion des contrats de maintenance permet de facturer le contrat, de planifier le contrat de maintenance et d’imprimer ce dernier.

La planification d’un contrat peut se faire par jour, semaine, mois, année, … et sur plusieurs matériels et sites en même temps

 

Gestion du SAV

Ce logiciel de gestion du SAV permet le suivi de la demande d’intervention du client jusqu’à sa facture.

Le planning des maintenances préventives avec alarme de rappel et intégré dans application logicielle de gestion des maintenances.

Le technicien peut saisir sur son smartphone ou sa tablette le bon d’intervention et le faire signer par son client, à partir de son bon d’intervention.

 

Les + de Sphinx Manager

• Le logiciel de gestion du SAV est capable de retrouver une pièce détachée même sans connaitre sa référence en moins de 5 secondes.
• Sphinx Manager est aussi un logiciel de gestion des pièces détachées qui intègre la fonction Hot parts (composants) pour chaque matériel.
• La fonction de gestion des articles gère les cross-references (Permet d’acheter moins cher la même pièce chez un autre fournisseur).
• L’entreprise gère plusieurs ateliers et plusieurs techniciens ? Ce Logiciel de gestion du SAV permet l’affectation et le suivi complet de chaque technicien et de chaque atelier.
• On parlera alors de logiciel planning des ateliers ou logiciel planning des techniciens.
• Ce logiciel de gestion du SAV comprend aussi une fonction gestion des chantiers / sites en lots très pratique pour gérer plusieurs chantiers en un seul déplacement. (Exemple : relevés des compteurs, vérifications des sécurités incendie…)
• Il sera ainsi possible d’effectuer un relevé des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité
• Lors de la réparation d’un matériel, il est parfois nécessaire de commander des pièces détachées que l’on n’a pas en stock. Sphinx Manager va créer automatiquement les commandes des pièces de rechange chez les fournisseurs connus.

 

Logiciel gestion documentaire

Sphinx Manager intègre un Logiciel gestion documentaire accessible en ligne pour les techniciens.

Ce logiciel gestion documentaire (Ou logiciel GED) peut intégrer des notices techniques des constructeurs, des catalogues disponibles au format PDF.

Les notices techniques internes à l’entreprise sont intégrables dans ce logiciel GED pour les réparateurs : Le savoir, les astuces maison des techniciens.

Capitaliser, conserver et partager le savoir de l’entreprise, dans ce logiciel de gestion documentaire (Photos, astuces techniques, schémas explicatifs, …) est un moyen de ne pas le perdre.

Cet ERP de gestion du SAV, permet la mise à jour et l’historique des pannes récurrentes, véritable thésaurus de l’entreprise.

Sur un chantier, il sera très utile de pouvoir bénéficier de l’expérience technique commune avec un tel outil comme ce logiciel gestion documentaire.

Chaque matériel et chaque pièce détachée peut être illustré de photos et d’aides techniques. ce logiciel GED facilite grandement le diagnostic assisté, aide au remontage.

Pour une efficacité absolue, chaque technicien dispose de la liste complète des du planning interventions effectuées sur chaque matériel. Il pourra anticiper sur les prochaines réparations et les proposer à ses clients.

Sphinx Manager étant un logiciel gestion documentaire en ligne, les aides et documentations techniques sont bien sûr consultables en lignes par les techniciens, directement sur leur tablette ou smartphone.

 

Portail clients

Le Portail Client est un outil très important dans pour la communication avec les clients.

Suivant le paramétrage choisi par l’entreprise, ses clients pourront :
– Voir toutes les informations qui les concernent : Devis, Bons de commande, Bons de livraisons, Factures, …
– Passer directement leurs commandes à partir du portail clients,
– Faire eux-mêmes leur devis à partir du portail clients,
– Consulter les caractéristiques techniques de certains matériels,
– Consulter les carnets de maintenance et d’entretien de leurs matériels,
– Effectuer des demandes d’intervention directement par Internet. On parlera aussi de la gestion des tickets d’incident (Tickets gérés à l’aide d’un logiciel helpdesk).
– Voir leurs statistiques par site et par période.

 

Facturation

Le logiciel de facturation du SAV permet de créer les factures manuelles (bon par bon) ou mensuelles des interventions effectuées.

Dans cas de la facturation mensuelle, il est possible de sortir des factures par client, par site, par bon, …

 

Les + de Sphinx Manager

• Il permet de créer, selon le cas, les factures d’acompte avec ou sans TVA, et la facture finale
• Il permet aussi de créer les factures d’avancement des travaux, pour le bâtiment
• Ce logiciel de facturation des interventions assure la gestion des relevés, paiements, encours, relances, transfert comptabilité
• La gestion des paiements a été intégrée dans cette application. Inutile désormais d’aller consulter le logiciel de comptabilité
• La gestion des relances permet de relancer les clients en retard de paiement
• Dans ce logiciel ERP de GMAO, le module Export permet d’exporter les donnés de vente vers la plupart des logiciels de comptabilité